组织结构图可以快速创建并适应您的业务结构如果您的业务在增长并且您在增加员工数量,则可能会受益于引入组织结构图来跟踪每个人的身份以及他们的全部工作。

组织结构图定义

组织图(或组织图)是一种结构图或图形,显示了企业中所有职位之间的关系。组织结构图还概述了员工的角色和职责。它可以显示整个公司,也可以按部门或团队细分。

组织结构图的类型

组织结构图主要有三种。

  1. 分层的
  2. 矩阵
  3. 平面

层次图是最常见的,并且是金字塔形的图。在层次结构图中,每个员工或部门都向直接主管汇报。他们依次向上报告,直到图表以老板结束。您可以根据部门的功能,产品或地理位置对部门进行分组,具体取决于您的业务。

矩阵图看起来像一个网格,并且主要用于特殊项目。这些通常用于管理具有多个报告行的员工,但也可以用于跨职能管理。这可能是员工,他们在项目的不同部分为不同的经理工作—例如,Web开发人员为一个经理创建站点,并根据另一个经理的要求对其进行更新。

平面图适用于高层管理人员和员工之间层次较小的小型企业。如果您只有少数几个员工并且没有部门或部门很少,那么此简化图表将很适合您。平面图表鼓励减少监管,并加强与每个员工的协作。

组织结构图的层次结构

组织结构图的层次结构很简单。最高级的职员位于顶部,然后直接向其报告的每个人都位于下方。

在平面图中,这可能只是程度。它可以在其他类型的图表中走得更远,高级管理人员向老板报告,中级管理人员向高级管理团队(SMT)报告,而员工向中级管理人员报告。

何时使用组织结构图

通常,组织结构图由业务的三个关键要素使用:

  • 人力资源部
  • 管理
  • 商业新人

人力资源部经常维护该图表并将其用作公司地图,添加新员工并在人们离职或更改职位时更新该图表。这也可以与 工资单 球队。

业务经理可以使用组织结构图来监视生产力,并以此来增加或减少团队成员的数量。该图表还可以用于识别员工的机会,例如将导致额外培训的人才缺口,或转移工作角色或进步的机会。

新移民可以使用组织结构图来了解他们适合业务的位置,还可以了解同事的姓名和角色。了解同事会鼓励员工在彼此合作的方式上保持独立和积极主动,并避免在工作角色上产生混淆。

组织结构图的优缺点

组织结构图在许多方面很有用。

  • 它们显示了每个人在业务中的职责,并可以帮助员工了解他们及其工作适合整个业务的范围。
  • 他们显示谁向谁报告,这可以改善内部沟通。
  • 对于刚入行的公司,组织结构图可以提供员工目录,这可以帮助人们安顿下来。
  • 组织结构图还可以通过评估员工人数和投资回报率来帮助管理层更好地评估部门的生产力和成本效益。
  • 组织结构图中的信息也可以用于 业务实体结构 和数据层次结构。

使用组织结构图有一些缺点。

  • 如果手动更新它们,则可能会导致它们过时。这在大型企业中尤为明显 员工频繁变动.
  • 它们仅显示“正式”关系,不包含社交元素-例如,不同团队的成员在一起工作良好,因此经常合作。
  • 通常,这些图表仅显示垂直命令链,而忽略显示同级之间的水平关系。
  • 纵向关系也忽略了显示不同团队和部门之间的关系。
  • 它们很少显示有关管理类型的详细信息(例如,团队领导的“民主”管理)。

如何创建组织结构图

如果要为您的业务创建图表,请执行以下四个步骤:

  • 保持井井有条。清楚地向谁报告谁,并使用相似大小的框和相等的空间使文档保持整洁。如果可以,请将图表保留在一页上–或每页有一个部门。
  • 保持最新。如果您的员工离职率很高,或者您的业务发展很快,那么跟踪您的员工及其角色可能很棘手。除非你用 人力资源软件.
  • 将文档保存在中央位置,例如共享驱动器,以便每个人都可以访问组织结构图的一个最新版本。
  • 为每位员工提供相关信息。如有可能,请提供职位,联系方式以及(如果您有一家大公司或在多个地点工作)一张照片,以便员工可以轻松地彼此识别并进行协作。

使用组织结构图软件的好处

现代组织结构图通常是创建并保存在基于云的软件中。这是因为:

  • 编辑内容会实时自动保存,这意味着它始终是最新的。
  • 员工和经理可以更新他们的信息,这意味着减少了管理员的人力资源负担。
  • 可以从任何设备上访问它们,这意味着您可以走进会议或进入新的站点,并查找同事或员工。这会产生一个知情的问候和良好的第一印象。

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